[Cập Nhật] Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Công Ty Mới & Đầy Đủ Nhất

Trong quá trình kinh doanh, nhu cầu thay đổi địa chỉ công ty không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp. Tùy vào mong muốn của mỗi chủ doanh nghiệp họ có thể mong muốn thay đổi cùng quận, khác quận hoặc khác tỉnh. Trong quá trình thực hiện việc này người đứng đầu cần nắm rõ về các quy định trong thủ tục thay đổi địa chỉ công ty. Nếu mọi người còn chưa hiểu rõ về thủ tục đổi địa chỉ công ty, thì rất dễ phạm phải sai lầm. Vì thế hãy theo dõi những thông tin LA Law cung cấp qua bài viết dưới đây.

Quy định về trụ sở công ty theo pháp luật mới nhất

Việc đặt trụ sở công ty ở đâu không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý trong quá trình hoạt động của công ty.

Tham khảo Điều 42 Luật Doanh nghiệp đã quy định trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Có địa chỉ được xác định bao gồm: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Công ty có thể chuyển địa chỉ đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã đăng ký doanh nghiệp.

Điều kiện làm địa chỉ công ty là gì?

Khi thành lập công ty hoặc khi muốn làm thủ tục thay đổi trụ sở công ty thì  người đứng đầu cần nắm rõ điều kiện làm địa chỉ công ty dưới đây:

• Địa chỉ công ty không được là nhà tập thể và nhà chung cư.
• Địa chỉ công ty nếu là tầng cần ghi rõ số tầng và kèm hồ sơ chứng minh không phải là nhà chung cư hoặc có chức năng kinh doanh, làm văn phòng.
• Trong hồ sơ bắt buộc phải có bản bao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc các tài liệu chứng minh quyền khai thác, hay sử dụng địa điểm để đặt trụ sở công ty. Và cũng cần phải có bản sao giấy tờ về đăng ký địa chỉ kinh doanh dự kiến đặt trụ sở theo quy định của pháp luật liên quan.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty chi tiết nhất

Qua những thông tin về địa chỉ cũng như quy định về trụ sở công ty ở trên, tiếp theo hãy cùng tìm hiểu về vấn đề chính đó là thủ tục thay đổi địa chỉ công ty. Theo từng năm sẽ có một vài thông tin đã thay đổi. Do đó chúng tôi phải nghiên cứu kỹ để mang đến cho mọi người thủ tục thay đổi địa điểm công ty mới và chi tiết nhất.

Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh tại cơ quan thuế.

Để thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan thuế, mọi người cần chuẩn bị một số hồ sơ để thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế đối với cơ quan nếu địa chỉ mới của công ty ở khác quận/huyện/tỉnh/thành phố. Sau khi có thông báo xác nhận nghĩa vụ thuế thì tiếp tục thực hiện thủ tục đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Chuẩn bị các hồ sơ để thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Sau khi đã xong việc chốt thuế quận/huyện/tỉnh/thành phố cũ và có công văn của cơ quan thuế đồng ý cho chuyển sang địa chỉ mới. Tiếp theo doanh nghiệp cần soạn thảo các hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành thay đổi đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ công ty.

Đối với hồ sơ trong thủ tục chuyển địa chỉ công ty khác quận/tỉnh/thành phố:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo luật doanh nghiệp ký.
• Nghị quyết, hay quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản cuộc họp của hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của công ty.
• Bản sao của biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa chỉ công ty (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh, công ty cổ phần).
• Bản gốc công văn cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận/huyện/tỉnh/thành phố.
• Giấy ủy quyền cho công ty LA Law thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.

Đối với hồ sơ trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty mới cùng quận. Khi thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận thì hồ sơ sẽ đơn giản hơn:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo luật doanh nghiệp ký.
• Nghị quyết, hay quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản cuộc họp của hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của công ty.
• Bản sao của biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa chỉ công ty (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh, công ty cổ phần).
• Giấy ủy quyền cho công ty LA Law thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển trụ sở công ty tới phòng đăng ký kinh doanh. Thời gian hoàn thành thủ tục là 3-5 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

Bước 4: Trường hợp con dấu pháp nhân của công ty còn thông tin tại địa chỉ cũ thì cần thực hiện thủ tục về việc khắc lại con dấu. Thời gian thực hiện việc này là 1 ngày làm việc. Sau khi đã hoàn tất các việc trên, tiếp theo mọi người cần quan tâm đến các thủ tục khi đã thay đổi địa chỉ công ty.

Đối với con dấu công ty: Nếu thông tin ở trên mặt dấu thay đổi thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục khắc lại con dấu.

Đối với hóa đơn công ty:

• Nếu công ty vẫn sử dụng hóa đơn giấy: địa chỉ công ty cùng quận/huyện vẫn sử dụng được hóa đơn cũ. Còn nếu khác thì phải khắc thêm dấu đóng tên công ty, thay đổi địa chỉ trên hóa đơn. Sau đó đem lên chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.
• Nếu công ty sử dụng hóa đơn điện tử: thông báo điều chỉnh hóa đơn gửi tới cơ quan thuế. Thông báo cho các bên phát hành hóa đơn cập nhật lại thông tin hóa đơn trên hệ thống phát hành hóa đơn.

Dịch vụ tư vấn làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại LA Law

Công ty LA Law cam kết là nơi có dịch vụ tư vấn làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam:

• Tư vấn, các điều kiện và vấn đề pháp lý phát sinh liên quan đến thay đổi địa chỉ công ty.
• Tư vấn, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục với cơ quan nhà nước để thay đổi địa điểm của công ty.
• Tư vấn các thủ tục sau khi đã thay đổi địa chỉ công ty.
• Hướng dẫn khách hàng viết hóa đơn, thay đổi các thông tin hóa đơn đã phát hành.
• Bên cạnh đó chúng tôi còn có thể tư vấn thủ tục thay đổi địa chỉ công ty online trên trang web.

Một vài câu hỏi thường gặp về thủ tục địa chỉ công ty

Nhằm giúp cho người đọc hiểu rõ hơn nữa về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty. Sau đây LA Law sẽ giải đáp các câu hỏi thường gặp nhất.

1. Có phải quyết toán thuế khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty sang quận, tỉnh khác không?

Không. Vì khi chuyển sang quận/tỉnh khác công ty cần thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận không phải là quyết toán thuế.

2. Tự ý thay đổi địa chỉ công ty mà không làm thủ tục thì có bị xử phạt hay không?

Khi công ty tự ý thay đổi địa chỉ công ty mà không làm thủ tục thì sẽ bị xử phạt như sau:

• Công ty có thể bị phạt lỗi kinh doanh không đăng ký tại địa điểm mới.
• Công ty có thể bị đóng mã số thuế nếu kiểm tra hoạt động tại địa chỉ hiện tại có cơ quan thuế không thấy có hoạt động đó.
• Công ty có thể bị phạt lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ căn cứ theo điều 44 Nghị định 122/2021/ NĐ – CP Nghị định quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư có hiệu lực từ 1/1/2022 như sau:

“Vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

1. Cảnh cáo đối với hành vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.
3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.
5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
6. Biện pháp khắc phục hậu quả:

a) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi phạm quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều này trong trường hợp chưa đăng ký thay đổi theo quy định;

b) Buộc đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đối với hành vi phạm quy định tại khoản 5 Điều này”.

3. Có bắt buộc phải xuất hóa đơn trong quá trình làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty không?

Trong quá trình làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty không bắt buộc phải xuất hóa đơn.

Kết luận

Trên đây là những thông tin chính xác nhất về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mà LA Law đã cung cấp. Hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ có cái nhìn rõ hơn cũng như nắm bắt được các việc thay đổi địa chỉ công ty.