Trưởng Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là người đứng đầu Văn phòng đại diện. Đây là người điều hành mọi hoạt động của Văn phòng đại diện. Thực hiện các công việc dựa trên sự ủy quyền của Thương nhân nước ngoài. Trưởng Văn phòng đại diện cần lưu ý những vấn đề pháp lý nào?

Trách nhiệm của Trưởng Văn phòng đại diện

Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định:

  • Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
  • Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền.
  • Nếu Người đứng đầu văn phòng đại diện được công ty nước ngoài ủy quyền. Mục đích để giao kết hợp đồng hoặc sửa đổi hợp đồng. Văn bản ủy quyền phải được lập cho từng lần thực hiện giao kết.

Xử lý khi Trưởng Văn phòng đại diện xuất cảnh

  • Nếu Người đứng đầu Văn phòng đại diện xuất cảnh khỏi Việt Nam. Bắt buộc phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Trưởng Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
  • Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đứng đầu Văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đứng đầu Văn phòng đại diện trở lại làm việc tại Văn phòng đại diện. Hoặc cho đến khi thương nhân nước ngoài bổ nhiệm người khác.

Xử lý khi Trưởng Văn phòng đại diện không hiện diện

Nếu người Trưởng Văn phòng đại diện không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày. Và không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự. Thương nhân nước ngoài phải bổ nhiệm người khác làm người đứng đầu Văn phòng đại diện.

Các trường hợp người đứng đầu Văn phòng đại diện không được kiêm nhiệm 

  • Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
  • Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
  • Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
  • Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Giấy phép lao động cho trưởng Văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện được miễn cấp Giấy phép lao động. Tuy nhiên, Văn phòng cần thực hiện thủ tục xin miễn tại Sở lao động. Thủ tục này bao gồm 2 bước:

  • Đề xuất nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Văn phòng đại diện.
  • Đề nghị miễn Giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện

Tài liệu cần chuẩn bị bao gồm:

  • Bản sao chứng thực Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện
  • Bản sao chứng thực Hộ chiếu của Người đứng đầu Văn phòng đại diện
  • Giấy khám sức khỏe trong thời hạn 6 tháng của người đứng đầu Văn phòng
  • 2 ảnh 4×6 phông trắng.

Trưởng Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải đóng những loại thuế gì?

Vấn đề về thuế đối với Văn phòng đại diện hẹp hơn so với Công ty. Văn phòng đại diện chỉ phát sinh thuế thu nhập cá nhân. Người đứng đầu Văn phòng đại diện thực chất là lao động của Công ty nước ngoài. Vì vậy, thu nhập của người đứng đầu Văn phòng đại diện là tiền lương. Vì vậy, Người đứng đầu văn phòng đại diện cần quan tâm đến vấn đề này.

Nghĩa vụ khai thuế

Nghĩa vụ kê khai, khấu trừ, nộp thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của người lao động làm việc tại văn phòng đại diện nước ngoài là trách nhiệm của chính văn phòng đại diện đó.

Trong quá trình quyết toán thuế, văn phòng đại diện có thể xem xét và liệt kê các khoản thu nhập cá nhân thuộc diện được miễn thuế, giảm thuế để làm hồ sơ xin miễn, giảm thuế. Theo quy định tại khoản 1 Điều 62 Luật Quản lý thuế thì:

“Trường hợp người nộp thuế tự xác định số tiền thuế được miễn thuế, giảm thuế, hồ sơ gồm có:

  • Tờ khai thuế;
  • Tài liệu liên quan đến việc xác định số thuế được miễn, số thuế được giảm.”

Quyết toán thuế

Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài có thể là cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú:

  • Cá nhân cư trú:
    • Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên tính trong một năm dương lịch hoặc tính theo 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm có nơi ở đăng ký thường trú hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam theo hợp đồng thuê có thời hạn.
    • Kỳ tính thuế: theo năm.
  • Cá nhân không cư trú:
    • Không đáp ứng các điều kiện trên.
    • Kỳ tính thuế: theo từng lần phát sinh thu nhập.

Ngoài ra, quá trình quyết toán thuế cũng giúp các văn phòng đại diện có căn cứ để hoàn thuế nếu số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế thực chất phải nộp. Quyết toán thuế là một quá trình phức tạp và liên quan đến nhiều quy định pháp luật.

Nếu cần tư vấn, vui lòng liên hệ:

  • Phone/Zalo: 0934554622 (Mr. Tú)
  • Email: tupham@legalart.vn

Leave a Reply